系统下单数据与审核要点
系统下单数据与审核要点
基于 One data in one place and one entry （一份数据由一个人在同一个地点输入。）的现代化道理。这样才不至于要对账，不同步的错误。还有不及时。传统的毛利润率与提成就是因为不及时不同步还要不断对账，所以都要事后很久才能得到信息。
数据源在第一时间就由承办负责人员自己本身小心仔细的输入，而且在第一时间就输入，这样才是最正确的，这具有未来性的操作办法。往后也就不必再发生数据传递，不同人的重复输入，彼此之间的重复核对等等的多余工作。
对于外贸公司来说，订单就是基础，而这些订单的数据源大概有以下几个，
- 发票与客户（订单前就在谈的，业务员）
- 入账（接单当下收钱，财务）
- 业务员认领（入账与发票，业务员）
- 下单与工厂（跟供应商下单采购生产，业务员）
- 包装出货（打包仓库）
对于一张订单，我们关心的重点有，
- 客户的钱付了没？（入账，财务）
- 付款明细在哪里？（入账，财务）
- 还有多少没付？（入账，发票，财务，业务员）
- 这张订单的利润有多少？提成有多少？大家的分工（采购订单，业务员，采购，跟单，仓库）
- 我们什么时候要付什么钱？（付款管理，业务员，财务）
- 有什么没想到的风险？（采购订单，业务员）
财务付款前，只要依据我们这个审核要点来查核业务员的下单付款，很多状况主管和业务员都可以事先明白了解并且想办法加以控制。
发票与客户
接单前这两个数据应该都有了，业务员一定会先新增这笔客户记录，也新增了一笔发票记录，下单申请时我们只要点击相关按钮做确认就好。以后我们会很清楚的知道这位客户跟我们下过多少订单？买过什什么产品？后面做跟进，做后续销售会非常的方便。
确认客户是否建档？
邮箱地址，客户姓名，公司名，公司地址，公司网站。
有了这些客户的基本信息，我们做社交调研，就会非常的方便。订单都是做出来的，所以客户信息好好的整理，回报是很高的。
确认发票建立
- 发票模版，对于多公司与多平台的朋友，在给客户开发票的时候，需要注意钱收到哪个账户中，我们需要选择下。
- 收款状态，
- 订单归属，
- 业务分组，
发票的明细的买卖一条一条的把它记录清楚。不管是买哪些产品？有什么开模费呀，银行费用啊，甚至于什么提成都把它记录清楚。以后客户到底买过什么产品啊？连接档产品库看看图片与说明，也都会相当的清楚。特别适合那种续单的处理。
外贸续单真的赚的比较轻松。
- 客户订单PO 上传
客户如果把他们公司的订单文件发给我们，就要保存在这里。通常是pdf或者是words。
入账
财务人员收到款项以后建立一笔入账记录，并发一个通知给业务员群，让他们认领。每一笔入账都会有一笔入账编号跟入账的明细。业务员自己会去判断评估。
业务员收到财务人员的入账通知以后，如果确认是我们订单客户的钱后，业务员需要把入账编号关联到发票记录里面。如下图：
认领之后就会互相关联。发票关联采购订单订单关联发票。这种信息关联在一起会非常的清楚。如上图所示。
采购订单下单
建立与修改工厂数据
联络人信息，工厂信息，银行信息。
先建立工厂的的信息，因为我们开始要做采购订单要跟他们买产品。建立工厂的概念应该是建立供应圈子，因为我们希望透过他们的大力支持，未来他们的产品让我们做到很多的生意。
建立采购订单下单记录，申请下单
业务员申请下单了就意味着准备要给供应商付钱，不论是付定金还是全额付款，在付款之前，都需要把订单系统里面订单数据完善好，才能申请下单。
什么叫做数据完善呢？就是能够完整的预估盈亏赚多少毛利润或者赔多少？不能说国际快递还没发生就没有费用，不能让我们看订单，不知道他是走海运还是走快递？价格是预估的，初期是预估的，就像我们接受客户下订单一样的，本来就是预估的，这有助于我们建立完整的预算观念。请大家注意。
通常，这里的项目会有大货，国内物流，国际物流，包装材料费，商品检验费等等。
下面是我们需要完善订单数据：
- 订单归属，业务分组和结案日期：
确认订单归属哪边； 业务分组； 结案日期，必须要预估计划的一个日期。
- 发票号码要对应该订单填写正确
- 收款状态自己也要填写清楚。
准备写邮件申请下单付工厂钱之前，订单系统中要完成下面：
- 美工图和工厂回签图
必准备好录入到系统，以作记录，对公司和工厂都是一个保证。当然也有特殊情况，比如大货是直接在网上买的现货，没有准确的美工图，可以截取产品图片和购买凭证信息截取进来，以作记录。
- 订单编号和描述信息：
- 订单编号的命名，依据各公司的规定。
- 订单描述，可以用中文描述，最好单子的特性写出来，比如数量50把，尺寸28”，方便未来自己查找。
成本的数据填写，其中要注意的是：
- 是否有开模费，制版费；
- 其他费用，通常写的是银行手续费等。
- 内陆费用和国际运费，这个大货没有生产出来，不能给出准确的数据，但是我们可以箱规重量信息自己预先估出来的，自己填写进去。
- 运输总重量，总体积，可以根据数量，箱规信息给预估出来填进去，通常这里的逻辑可以先抓到问题。
- 目的地国家也要写。
- 总成本填写完，
- 开出各项支出成本的项目与预估时间。
- 这样做除了让我们事先了解下整个订单支出的成本和时间，是否还有自己漏掉的。
- 同时系统会让财务人员指导好准备安排货款。
- 未来的下单申请也系依据这些项目。
- 待付成本余额必须是0：表示总成本和总支出是否相同；如果不为0的话，就说明那个数据你填错了，或者漏掉了。
- 可以看出这个订单的GP和利润是多少，我们可以赚多少钱。
而这个最重要的提示是所有成本都是正确的，但是一算出来，明显是亏的话，那我们还能做吗？不要因为收了客户的钱，就必须的做吗？我们是否有把钱退还给客户的勇气。
总之，尽早处理还有补救的机会。
- 下图表示的该单所参与分工的同事，
行销人员表示该询盘是哪边来的，就填哪边； 业务人员，采购人员，跟单人员和厂商开发人都要明确写出来。
其中提成比率是根据角色不同，合作方式不同，相应的比率有所不同。
- 工厂信息和银行信息，一定在下单之前和供应商确认清楚，其实在我们录入工厂管理的时候，这些数据就必须正确的（系统会自动带过来）。
- 采购要求是我们给工厂下采购单的时候就要写明，未来用在验收，工厂合同签回也表示他确认知道。
- 案由分析，主管审批，备注等，表示该订单出现非常规情况，需要单独写出来，比如案由分析，GP过低，可以填写GP过低的原因，需要得到主管的审批；或者备注中比如买现货的话，没有美工图和回签图，用其他代替等。
- 打样图和大货图，这个在给申请给供应商支付尾款前必须有的，确保品质同采购单的要求一样，符合标准才能给客户付款。
出货前给客户看大货图，出状况还可以补救，或到了国外客户再有意见就没机会补救了。
以上内容基本上就是下单申请要明白和填写的数据资料，请大家在操作订单的时候务必填写好，养成一个好习惯。
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